يقوم الديوان البابوى العام بالإشراف على الإدارات الأتية:
أعمال سكرتارية رئيس الديوان البابوى
– تحديد مواعيد مقابلات وأجتماعات رئيس الديوان البابوى العام .
– أستقبال المكالمات والضيوف الخاصين بمكتب رئيس الديوان البابوى العام .
– التجهبز لأجتماعات رئيس الديوان البابوى العام بالإدارات دورياً .
– التجهيز لعقد أجتماعات لجنة الأطيان والأملاك والقانونية بمكتب رئيس الديوان البابوى .
– تسجيل الوارد والصادر من خطابات ومكاتبات رئيس الديوان البابوى .
– متابعة قرارات وموضوعات الموجة من رئيس الديوان الديوان البابوى إلى إدارات الديوان وخارج الديوان البابوى .
– تبليغ والتنسيق بين إدارات الديوان البابوى العام فى تنفيذ تعليمات وتوجيهات رئيس الديوان البابوى .
– ادارة حركة السيارات الخاصة بالديوان لمأموريات العمل الخاصة بإدارات الديوان البابوى .
– عمل وتجهيز الملفات الخاصة بمكتب رئيس الديوان البابوى .
– كتابة وتسجيل كل موضوعات مكتب رئيس الديوان على الكمبيوتر وأستقبال وارسال الايميلات بين مكتب رئيس الديوان والادارات الاخرى .
الإدارة المالية
– تقوم الإدارة المالية بقبول التوريدات وكذلك صرف جميع المصروفات الخاصة بمرافق البطريركية بعد مراجعة المستندات المقدمة .
– متابعة السيولة والودائع بالبنوك وكذلك متابعة رصيد الخزينة وإيداع أى مبالغ زائدة بالبنك .
– استخراج الشيكات الخاصة بتمويل الخزينة أو الشيكات الخاصة بالجهات الخارجية .
– مراجعة المرتبات الخاصة بالعاملين ثم تحويلها على كروت ATM من خلال برنامج خاص بالبنك يتيح لنا التعامل مع صفحة البنك online وتغذيتها بالبيانات باستخدام جهازى token خاصين بالبنك للمنفذ والمراجع للتأكد من صحة البيانات وتحويل اى مستحقات على كارت المرتبات الخاص بكل موظف .
– توفر لنا البنوك صفحة online للإطلاع على كشوف الحساب فى اى وقت ومعرفة ومراجعة العمليات والرصيد .
– يقوم مسئول الخزينة بقبول توريد جميع مبالغ الإيرادات وكذلك صرف جميع المصروفات ، أيضا يقوم بالتوريد للبنك وصرف الشيكات من البنك واى تعاملات مستندية مع البنك .
– تعمل الإدارة المالية من خلال برنامج كمبيوتر خاص بالحسابات من خلاله يتم عمل جميع مراحل الدورة المحاسبية من أذون صرف او توريد او ايصال خزينة وكذلك الكشوف التحليلية والتقارير المطلوبة فى اى وقت .
– يتم عمل ميزانية سنوية لمرافق الديوان توضح الموقف المالى .
مهام إدارة شئون العاملين
أولاً :- الأعمال الإدارية :
– متابعة الحضور و الإنصراف .
– تسجيل ورصد ومتابعة الأجازات الأعتيادية والعرضية والأجازات بدون مرتب طبقاً للقانون واللوائح الداخلية .
– تسجيل وفحص ومراجعة الجزاءات والخصومات والمرتبات والمكافأت الشهرية .
– وضع العلاوات الدورية بعد تحديد نسبة العلاوة عن طريق رئيس الديوان ويتم إضافتها الى المرتبات ثم بعد ذلك يتم عمل استمارة 2 الخاصة بتعديل الأجر الأساسي والمتغير .
– تصنيف الملفات الخاصة بالموظفين ومراجعة وحفظ الأوراق الخاصة بكل ملف واستكمالها .
– كتابة مكاتبات خاصة بالعاملين بالديوان بناءاً على طلب الجهات الحكومية أو الأشخاص المعنيين .
– عمل كشوفات حصر بالموظفين وحالاتهم الإجتماعية ومؤهلاتهم وتاريخ تعينهم وتسلسلهم الوظيفى وتسلسل المرتبات .
– عمل قرار التعيين للجدد بعد استيفاء الإجراءات والمستندات القانونية .
– تجميع التقارير السنوية للمرؤسين ورؤساء الإدارات .
– إحتساب الأجر الإضافي عن طريق البصمة الخاصة بالحضور والإنصراف .
– تم عمل إقرارات لبعض الموظفين .
ثانياً :- التأمينات الإجتماعية :
– تحرير استمارات 1 ، 6 للتعينات الجديدة والمعاشات والإستقالة والوفاة .
– تحرير إستمارة 2 تأمينات وتسليمها ومتابعة قيدها بالكمبيوتر طرف هيئة التأمينات وادراكها بالحساب الجارى للبطريركية طرف الهيئة وتنظيمها واعداد مذكرة تسوية بالربط بينها كشوف المرتبات .
– متابعة وضبط حساب البطريركية طرف الهيئة ومطابقته بحساب البطريركية لتصحيح أى فروق اولاً بأول .
– متابعة وضبط البيانات الخاصة بالعاملين بالبطريركية طرف الهيئة مع متابعة حصة ادراجها على الحاسب الألى
– تأدية الخدمات الخاصة بالعاملين بالديوان طرف الهيئة كل فيما يخصة .
ثالثاً :- التأمين الصحى :
– تحرير الإستمارات بالكشف الطبى وتحديد مواعيده للموظفين الجدد .
– استخراج كارنيهات التأمين الصحى .
– عمل كشوفات حصر سنوية بأسماء الموظفين المنتفعين بالتأمين الصحى وبياناتهم كاملة .
– إصدار خطابات تحويل المرضى من العاملين بالبطريركية لهيئة التأمين الصحى للكشف والعلاج ومتابعة الأجازات المقررة بها .
رابعاً :- الرقم القومى :
– يقوم الديوان بإستخراج الرقم القومى للأباء الأساقفة والأباء الكهنة من تغيير أو تعديل البيانات و تجديد البطاقة كل 7 سنوات .
– يقوم الديوان بإستخراج الرقم القومى للموظفين والعمال المؤمن عليهم من تغيير أو تعديل البيانات و تجديد البطاقة كل 7 سنوات .
مهام إدارة الأطيان
– تعمل إدارة الأطيان على متابعة وتحصيل الإيجارات للأراضى الزراعية المملوكة للديوان البابوى والتابعة لقداسة بطريرك الأقباط الأرثوذكس.
– إحتساب القيمة الإيجارية السنوية لكل مستأجر وعددهم 2611 مستأجر على مستوى الجمهورية .
– تحصيل القيمة الإيجارية من المستأجرين .
– الحضور مع السادة المحامين فى معاينات خبراء وزارة العدل والحضور مع مهندس إدارة المساحة فى المعاينات على الطبيعة وقياس الإراضى.
– متابعة الجمعيات الزراعية على مستوى الجمهورية فى صرف مستلزمات الإنتاج .
– متابعة التعديات على الإراضى الزراعية ومتابعة تحرير المحاضر فى الجمعيات الزراعية وإبلاغ الإدارة القانونية بالتعدى وإدارة المساحة بمعاينة التعدى.
– الإبلاغ عن مشاكل الرى والصرف التى تتعرض لها أراضى البطريركية .
– إحتساب عمولة الوكلاء ومراجعة حسابات المستأجرين معهم .
– متابعة تنازلات المستأجرين لأخرين والعمل على تقنين أوضاعهم .
– الأعمال الإدارية بداخل الإدارة .
– تقديم للحسابات حوافظ تحصيل الأجرة أول بأول .
مهام إدارة الأملاك
– تعمل إدارة الأملاك بالديوان البابوى العام على متابعة جميع العقارات المملوكة للديوان وذلك من تحصيل الإيجارات من المستأجرين .
– تحرير عقود إيجار جديدة وذلك بناءاً على تلقى طلبات المنتفعين ثم عرضها على لجنة الأملاك والأطيان لتقدير القيمة الإيجارية طبقاً السوق الحالى ويتم ذلك بمعرفة الخبير المثمن باللجنة مع أخذ فى الإعتبار بأولوية التأجير وفقاً لضوابط وشروط كل حالة على حده .
– تعمل إدارة الأملاك على متابعة إستعمال العين المؤجرة فى الغرض المؤجر من أجلة وفى عدم وجود أى مخالفات لعقود المبرمة بين البطريركية والمستأجرين ، وفى حالة ظهور أى مخالفات تقوم الإدارة بأبلاغ الإدارة القانونية لإجراء اللازم نحو المخالفين .
– يوجد بعض العقارات التى تم تركها منذ سنوات وأغتصبت من قبل الأخرين ولا يوجد لدينا سند ملكية عنها أو عقود إيجار تم التفاوض مع واضع اليد للوصول إلى إتفاق لتقنين وضع حائز العين الحالى وإقامة علاقة إيجارية تؤكد ملكيتنا للعقار أو التفاوض معه لبيع العقار ثم إستبداله بعقار أخر .
مهام إدارة المساحة والملكية
– رفع المساحات لكل المستأجرين بالطبيعة وعمل كروكى للأطيان .
– عمل التحشية والتطبيق على الخرائط المساحية .
– عمل خرائط لكل قطعة مساحية كدستر لوضع المستأجرين داخلها .
– عمل مراجعة دورية على الحدود وأسماء المستأجرين لعمل عقود الإيجار .
– عمل ميزانية طولية وعرضية بجهاز ميزان القامة .
– الحضور أمام خبراء وزارة العدل لمباشرة الدعوى للنواحى الفنية ومساعدة السادة المحامين .
– إجراء معاينة لإملاك وأطيان البطريركية ورسم كروكى للمكان الذى تمت معاينته .
– إجراء فصل الحدود بين أطيان البطريرطية وأطيان الغير .
– رفع وتحديد المساحات المغتصبة من أرض البطريركية .
– رفع وعمل خرائط مساحية لمدافن البطريركية .
– الإحتفاظ بسندات الملكية والبحث عنها .
مهام الإدارة الهندسية والصيانة
– أعمال الإنشاءات الصغيرة من خرسانات ومبانى ومحارة ونقاشة ونجارة وسباكة وكهرباء وكل ما يلزم من تشطيبات .
– جميع أعمال الصيانة المستمرة فى كافة المجالات لجميع المبانى التابعة للديوان داخل محيط الكاتدرائية وخارجها
– القيام بجميع المعاينات لأملاك البطريركية فى كافة المحافظات وأبداء الرأى الفنى لمساعدة الأقسام الآخرى بالديوان
مهام الإدارة القانونية
– مباشرة جميع القضايا التى ترفع من أو ضد البابا بصفته أو بطريركية الأقباط الأرثوذكس وبعض الكنائس وكذلك الدعاوى المتعلقة بأى نزاع يخص أملاك وأطيان البطريركية من عقارات وأراضى كما يتم مباشرة دعاوى الأحوال الشخصية والتى يتم أختصام الكنيسة فيها ولحضور أمام مكاتب خبراء وزارة العدل وتحرير المحاضر بأقسام الشرطة والنيابات والقيام بإجراء التحقيقات الداخلية لجميع العاملين التابعين للبطريركية عند وقوع أى مخالفة وظيفية أو عمالية منهم .
– إستخراج شهادة الآعلام الوراثى ما قبل عن 1955م .
مهام إدارة المدافن
يشرف الديوان البابوى العام على بعض المدافن التابعة للأقباط الأرثوذكس بالقاهرة وهى :
– مدافن دير مار يوحنا المعمدان بالجبل الأحمر بالعباسية .
– مدافن دير مار جرجس بشارع أحمد عصمت بعين شمس .
– مدافن دير الأنبا شنودة بمدينة نصر .
– مدافن القطامية .
– مدافن أرض الجولف .
مهام الإدارة :
– معاينة كل دير من الأديرة بصفة مستمرة للوقوف على الحالة العامة لكل منها وكذلك الحالة الخاصة على مستوى المدفن .
– توفيق أوضاع السادة المنتفعين بالمدفن من حيث تنظيم الأوراق والمستندات الرسمية الخاصة بهم والدالة على أحقيتهم فى الإنتفاع بالمدفن وكذلك حق الإرث لهم .
– تحصيل الإشتراكات السنوية المقررة على كل مدفن طبقاً لللائحة الموضوعة من قبل المجلس الملى العام ولجنة إدارة المدافن .
– عمل كشوف مالية تحليلية لإيرادات ومصروفات كل دير بصفة دورية ( شهرية وسنوية ) وكذلك الحسابات الختامية للمدافن .
– تنظيم التعامل مع المنتفعين وورثتهم فيما يخص المدافن من حيث إستخراج كارت لكل مدفن يسلم لمن لهم الأحقية فى ذلك .
– إستخراج تصاريح البناء والترميم الخاصة بالمدفن بناءاً على طلب سابق مقدم من المنتفعين أو الورثة .
مهام قسم الحجج
– تمتلك البطريركية عدد 7000 حجة شرعية تقريباً هى مستندات ملكيتها لكثير من العقارات فى مختلف أحياء القاهرة وهى موجودة بقسم الحجج بالديوان البابوى العام .
– يعمل قسم الحجج على حفظ هذه الحجج من التأكل والتلف .
– العمل على تعقيمها ورشها بمواد كيماوية معينة لضمان قتل البكتريا التى ممكن أن تصيبها .
– نسخ هذه الحجج على اسطوانات DVD أو Hard disk بعد تصويرها على جهاز أسكانر وذلك للرجوع إليها فى أى نزاع وأيضاً حفظها .
مهام قسم الأحوال الشخصية والأسرة
أولاً مهام القسم :
– التصديق على شهادات خلو الموانع الخاصة بالقاهرة والمطرانيات والمهجر .
– ترجمة شهادات خلو الموانع إلى اللغة الإنجليزية .
– ترجمة شهادات المعمودية إلى اللغة الإنجليزية .
– تسليم دفاتر المعمودية للأباء الكهنه .
– استقبال الراغبين للانضمام للكنيسة القبطية الأرثوذكسية مع تقديم شهادات خلو الموانع وإستيفاء البيانات وتوقيعهم على محضر الانضمام وتسجيلها بالسجل ومراسلة الأب الكاهن لإتخاذ الإجراءات الكنسية للانضمام وبعد رد الأب الكاهن بأتمام الإجراءات الكنسية يتم الانضمام للكنيسة القبطية الأرثوذكيسة .
– حضور جلسات فسخ الخطوبات مع الأب وكيل عام البطريركية بناء على طلب أحد الخطيبين وكتابة خطابات لإستدعاء الخطيبين للحضور لتلك الجلسة وإصدار قرارات فسخ الخطوبة أو صلح الخطيبين.
– جرد يومى وتوريد الرسوم للديوان البابوى مع تدوينها بالدفتر الخاص بها .
– تسجيل ملفات المجلس الإكليريكى العام وتسجيل القرارات الصادرة عن المجلس الإكليريكى العام .
– كتابة تصاريح الزواج الصادرة من المجلس الإكليريكى العام وإرسالها بالبريد إلى الأباء الكهنة بعد أعتمادها من المجلس الإكليريكة العام .
– تسجيل المكاتبات الصادرة من المجلس الإكليريكى العام بالسجل الخاص بالبريد .
ثانياً : تحرير كل ما يخص المكتبات والشهادات :
– شهادات رسامة الأباء الكهنة الجدد .
– ختم إستمارة تجديد بطاقات الرقم القومى للآباء والأساقفة والكهنة والرهبان والراهبات والمكرسات والمرتلين وكتابة شهادات السجل المدنى بذلك .
– شهادة التوثيق للأباء الكهنة لعقود الزواج بالمحكمة .
– تفويض لإرسال الكتب والصور والأثاثات الكنسية المرسلة من الكنائس إلى كنائسنا فى الخارج .
– التصديق على الشهادات الموقع عليها من الأب الكاهن وختم الكنيسة الخاصة بالزواج وتصحيح الديانة ببطاقة الرقم القومى .
– المكاتبات الموجهه لوزارة الخارجية بتجديد أقامة غير المصريين التابعين للكنيسة القبطية الأرثوذكسية .
– أعتماد شهادات المعاهد الدينية التابعة للبطريركية لتوثيقها بمديرية أمن القاهرة .
– أعتماد تفويضات الكنائس والإيبارشيات الخاصة بتراخيص السيارات أو تراخيص المبانى والمنشأت بالكنائس والتعامل مع الأحباء ومديرية الأسكان وكذلك أعتماد تفويض الشراء للسيارات وخلافه .
– عمل المكاتبات الخاصة بموافقة قداسة البابا على منح العلاوات للأباء الكهنة والمرتلين والعاملين بالكنائس .
– عمل المكاتبات الخاصة بكنائس القاهرة لأخطارها ببعض قرارات المجمع المقدس الخاصة والطقوس وخلافة .
– كذلك ترشيح الأباء والخدام بالكنائس للقاءات وللمؤتمرات التى تنظمها لجان المجمع المقدس .
– الرد على المكاتبات الواردة من النيابة العامة والمحاكم التى تخص الأحوال الشخصية .
ثالثاً : الملفات الخاصة بمكتب وكيل عام البطريركية :
– موافقة قداسة البابا لسفر الأباء الكهنة للخارج وأجازات الأباء الكهنة بالداخل .
– تحضير ملفات سيامات الأباء الكهنة وترقية الأباء الكهنة إلى القمصية .
– أعتماد أستمارات كرنيهات الأباء الكهنة بالقاهرة .
مهام قسم عقود الزواج
– استلام محاضر الخطوبة وعقود الزواج من الأباء الكهنة بعد مراجعتها وأعطائهم إيصالات بالإستلام.
– تسجيل محاضر الخطبة على مرحلتين ( الإيندكس والسجل ) وعمل ملف لكل محضر .
– إستخراج تصاريح الزواج وتصاريح حجز الكنيسة .
– إستخراج صور من محاضر الخطبة وعقد الزواج بعد البحث فى الإيندكس عن رقم الملف الخاص بكل محضر أو عقد وإستخراج الملف من الأرشيف .
– إعتماد محاضر العدول عن الخطبة .
– تحويل محاضر الخطبة المراد تحويلها إلى أى مطرانية أخرى خلاف القاهرة .
– حفظ الملفات الخاصة بمحاضر الخطبة مقسمة إلى حروف وأسماء فى أماكن مخصصة لحين إستخراج تصاريح الزواج .
– بعد إستخراج تصريح الزواج يتم حفظ الملف فى الأرشيف بعلب خاصة مسريلة .
– بعد إستلام عقد الزواج من الأباء الكهنة يرفق كل عقد بالملف الخاص به .
– عند تقديم أى شخص طلب لإستخراج صورة من عقد زواجه يتم البحث فى الإيندكس عن رقم الملف ويستخرج الملف من الأرشيف ويتم إعطاء الشخص صورة رسميه معتمدة من جناب القمص وكيل عام البطريركية .
– تحصيل الرسوم المقررة على كل طالب بموجب إيصال ( قسيمة توريد ) .
– عمل كشوف باٌدارات الخاصة بالمقر البابوى اليومية .
– ترجمة محاضر الخطبة وعقود الزواج من اللغة العربية إلى اللغة الإنجليزية .
– تحصيل رسوم الترجمة وإستخراج إيصال بها .
– مراجعة دفاتر الخطبة والزواج بعد إنتهاء الأب الكاهن من أستكمالها وصرف دفاتر جديدة بدلاً من المنتهية .
– ترجمة بعض محاضر الخطبة وعقود الزواج الواردة من الخارج باللغة الإنجليزية إلى اللغة العربية وإعتمادها .
– تحديد ميعاد جلسات لفسخ الخطية بعد أن يقوم صاحب الشأن بتقديم طلب بذلك .
– إستخراج بدل فاقد من محاضر العدول التى سبق إعتمادها من قبل .
– تسليم الإيرادات الخاصة بمكتب عقود الزواج إلى قداسة البابا المعظم .
مهام إدارة تكنولوجيا المعلومات I.T
– تم عمل برامج فى معظم الإدارات للربط بينهم عن طريق I.T.
– صيانة جميع إجهزة الكمبيوتر وملحقاتها من طابعات وإسكانرات وغيرها ( Hardware ) مع المراجعة الدورية لهذه الأجهزة ومدى صلاحيتها للعمل .
– عمل البرامج اللازمة لكل قسم مما يؤدى إلى تسهيل العمل وسرعة إعداد التقارير .
– حماية شبكة الكمبيوتر من الإختراق .
– للموظفين الجدد يتم فتح حساب لهم على الكمبيوتر وإدخالهم على الشبكة .
This post is also available in:
English
