تدبير الموارد البشرية والجسد الواحد في الإيبارشية/الدير

عناصر نظام  التأهيل والتطوير الإداري لعمل مجالس الكنائس

مكونات النظام:

1. إجراءات الترشيح والدعوة والإختيار والإعلان

كلها بحسب بنود لائحة مجالس الكنائس (إرجع للائحة). وبالتالي هذه الإجراءات تساعد الكنيسة علي الإختيار الموضوعي لأنسب الأشخاص لخدمة المجلس دون شبهة التفضيلات الشخصية أو المجاملات.

2. الإعداد والتأهيل والتدريب لأعضاء المجلس (في الستة شهور الأولي من تكوين المجلس)

تدريب جماعي للمجلس علي كيفية إدارة الجلسات – كيفية صناعة القرارات – التواصل الفعال – العمل الجماعي – إدارة المشروعات – إلخ). وممكن يقوم بالتدريب أشخاص مؤهلين من داخل المجلس، أو من الكنيسة أو من أي معهد كنسي متخصص. 

3. التوصيف الوظيفي لأعضاء المجلس (في المسؤليات المختلفة)

والمقصود به وضع وصف واضح لمسؤليات ومهام كل عضو داخل المجلس لتوزيع العمل وتأكيد المشاركة والإستفادة من كل الخبرات. (يمكن الإستعانة بالتوصيف الوظيفي المذكور في لائحة مجالس الكنائس). ويشمل التوصيف الوظيفي المسؤليات والمهام للوظائف المختلفة في المجلس (الرئيس – نائب الرئيس – السكرتير – أمين الصندوق).   

4. تطوير نظم العمل بالمجلس والكنيسة ، مثل:

– نظام الإدارة المالية الإلكترونية – ونظم الرقابة الداخلية.
– نظم إدارة الموارد البشرية من الموظفين والإداريين بالكنيسة (التعيينات –التوصيف الوظيفي – التدريب – الإشراف – تقويم الأداء – المرتبات – البدلات والمكافئات والحوافز الموسمية والإستثنائية – التاكد من الإشراف الروحي علي العاملين وخدمتهم رعويا – إلخ).
– نظام العضوية الكنسية (تطوير – تحديث وإستحاد البيانات في التخطيط للخدمات ومتابعة الإفتقاد والرعاية).
– نظام إدارة اصول وعقارات وأملاك الكنيسة.
– نظام إدارة المشروعات الخدمية التي تدر عائد وتنظيم إستخدام العوائد بفاعلية وكفاءة
– نظام إدارة مشروعات الكنيسة الإنشائية (دراسة الجدوي – التخطيط – إلخ)

5. وضع الخطة الإستراتيجية للمجلس للسنوات الأربع (دورة المجلس) – مع آليات متابعة التنفيذ ومؤشات للأداء

6. وضع الهيكل الإداري والتنظيمي للمجلس وتسكين الأعضاء وتوزيع المسؤليات والمهام عليهم

 7. تكوين اللجان النوعية بالمجلس (مثل اللجنة المالية – اللجنة الهندسية – لجنة المشروعات والإنشاءات لكنسية – إلخ). وتكوين هذه اللجان يسترشد بالعناصر الآتية: كيفية تشكيلها – أهدافها – عضويتها – مهامها – متابعة أدائها – المساءلة – التقارير) (أنظر لائحة مجالس الكنائس)

8. الإشراف والمتابعة والتوجيه لعمل المجلس، وذلك من خلال:

– الإجتماعات الدورية للمجلس مع الأب الأسقف (مرتين في السنة)، ومع مجمع أباء الكنيسة (مرة كل ثلاث شهور)
– تقديم التقارير الدورية للأب الأسقف ولمجمع الآباء عن أعمال المجلس ومدي التقدم في تنفيذ خطة المجلس، كذلك التحديات والتوجيه المطلوب من الأب الأسقف ومن الأباء
– عرض تقرير سنوي للشعب عن أنشطة المجلس خلال العام (بمناسبة رأس السنة الميلادية أو في النيروز).
– عمل توثيق عمل المجلس (الأجتماعات والقرارات) من خلال تقارير دورية وتقديم كشف حساب دوري وختامي عن أعمال المجلس قبل إنتهاء دورته.

9. وضع نظم التأمين الإجتماعي ومكافأة نهاية الخدمة والمعاشات للعاملين والإداريين والموظفين في الكنيسة، كما يدرس المجلس إمكانية توفير الموارد اللازمة لذلك ويقوم بعمل أنشطة تدبير التمويل المطلوب بمساعدة ودعم أباء الكنيسة.

10. وضع نظام للتأمين الطبي للعاملين والإداريين والموظفين، حيث يدرس المجلس إمكانية توفير مظلة للتأمين الطبي للعاملين وأسرهم بأسعار مناسبة، سواء من خلال التعاقد مع مراكز تقديم خدمات طبية تابعة للكنيسة، أو الإيبارشية، أو جهات قطاع خاص في مجتمع الكنيسة، أو الإستفادة من اي نظم تأمين طبي تقدمها الدولة (لو كان الموظف تابع أصلاً لنقابة مهنية أواي جهة مماثلة).