صناعة وإتخاذ القرارات في إدارة الموارد المادية والمشروعات بالإيبارشية
فعاليات ورشة العمل الثانية
المجموعة (أ) نظام مقترح لإدارة وتنمية الأصول والعقارات والمنشآت الكنسية في الإيبارشية
مقرري الجلسة: أ. ماجد فخرى - أ. حسام ذكى
ما المقصود بهذا النظام؟
هو منظومة متكاملة لحفظ وإدارة جميع الاصول الثابتة في الكنيسة (من أراضي، ومباني، وعقارات، وسيارات، واثاث، أدوات، ومعدات إلكترونية او غير إلكترونية)، من أجل حُسن إستخدامها وتنميتها.
ما هو هدف هذا النظام؟
مساعدة الأب الأسقف (علي مستوي كل الإيبارشية) والأب الكاهن (علي مستوي الكنيسة الواحدة) في وضع عمليات وإجراءات منظمة لحصر أصول الكنيسة وذلك حسب تصنيفها، وإنشاء ملف “وثائق الأصول” والذي يحتوي على كل الوثائق الخاصة بالأصل، وملف اخر يحتوي على كل “عمليات الاصل” من التأمين والترخيص والتسجيل والصيانة والخ.
كما يحتوي “سجل الأصل” على ملف مالي يشتمل على القيمة الدفترية للأصل والاستهلاكات والمدة المتبقية من عمر الأصل وحسابات الأصل المرتبطة “بحساب الأستاذ المساعد”. كما يوجد ملف “لحركة الأصل والجرد الدوري له” وبالتالي تفعيل مبدأ الفاعلية والكفاءة في الإدارة الرشيدة لأملاك الكنيسة.
ما هي المكونات الأساسية لهذا النظام ؟
1. ترتيب وحصر الأصول حسب التصنيفات والإعدادات حتى يمكن استغلالها على أفضل وجه.
2. إنشاء ملف الأصول الإداري وعمل سجل وافى لها يطابق ما يتم تسجيله على الاصل.
3. الحفاظ على الاصل بتحديد مدد الاهلاك والاستهلاك له حسب ما هو متعارف عليه.
4. تنظيم ملف وثائق الأصول وضمان توثيقها حتى لا يتم الاستيلاء عليها.
5. صيانة الاصول بطريقة علمية لضمان عدم زواله أو تلفه.
6. التسجيل في ملف الأصول المالي.
7. الاستخدام الامثل للأصول على مستوى الأيبارشية (لضمان عدم تكرار المشروعات)
8. التعرف على كيفية وقواعد جرد الاصول وتحديد قيمتها الفعلية.
9. إعداد التقارير والاستفسارات لوضع رؤية واضحة عن قيمة المملوكات داخل الايبارشية ولتمكين التوظيف الأمثل لها.
كيف يمكن تطبيق هذا النظام؟
– إعداد حصر وتصنيفات الأصول المراد إضافتها لكل تصنيف من الأصول.
– إعداد التصنيفات المالية والمدد الاستهلاكية للأصول حسب المعايير المحاسبية.
– إعداد انواع الوثائق ومدة التشبيه قبل الانتهاء وعدد التنبيهات حتى التجديد.
– إدخال الأصل حسب التصنيف المالي والإداري.
– تحديث الأصل المحول من نظام المشتريات والمدفوعات.
– اعتماد الأصل حسب الحركة المستندية.
– طباعة سجل الأصل.
– إدخال وثائق الأصل حسب التصنيف والمسمى.
– تحديث وثائق الأصل.
– اعتماد وثائق الأصل حسب الحركة المستندية.
– التنبيه قبل الانتهاء وحتى التجديد.
– طباعة وحفظ وثائق الأصل.
المرحلة الثانية
– إدخال أنواع العمليات المراد متابعتها. العمليات التي يمكن القيام بها مثل: الصيانة – التأمين – التسجيل – الفحص الدوري – الخ.
– تحديث ومتابعة العمليات.
– اعتماد المتابعة حسب الحركة المستندية.
– عملية الاستهلاكات.
– عملية البيع.
– اعتماد العمليات حسب الحركة المستندية.
– عملية تمديد او تقصير عمر الأصل.
– تحويل القيود المحاسبية الى الإستاد المساعد والعام.
– عملية المستبعدات
– عملية مناقلة الأصول وذلك حسب: التصنيف – الموقع – النوع – التصنيف المالي – الموظف – الخ..
– اعتماد مناقلة الأصول حسب الحركة المستندية
– عملية الجرد الفعلي الكلي او الجزئي وذلك حسب: التصنيف – الموقع – النوع – التصنيف المالي – الموظف الخ…-
– عمل الاستبعاد أو الإضافة أو المناقلة.
– طباعة الجرد.
– عمل التقارير والاستفسارات المالية للاستهلاكات.
– عمل التقارير الإدارية للأصول وذلك حسب: التصنيف – الموقع – النوع – التصنيف المالي – الموظف – الخ..
– عمل تقارير واستفسارات العمليات.
– عمل تقارير واستفسارات حركة الأصول.
– عمل تقارير واستفسارات الوثائق.
– عمل تقارير واستفسارات الجرد.
المجموعة (ب) نظام مركزي مقترح لإدارة المعلومات بالإيبارشية (العضوية الكنسية)
مقرري الجلسة: أ. فادى الراهب - م. مهاب مجدي - أ. امانى باسيلى
ما المقصود بهذا النظام؟
هو نظام خاص بإدارة بيانات الأعضاء (الافراد والأسر) داخل الكنيسة الواحدة او كنائس الايبارشية وذلك بشكل علمي وعملي منظم ويتم تحديثه بإستمرار.
يعتبر هذا النظام هو الأداة الاقدر علي معرفة البيانات الأساسية عن شعب الكنيسة (والإيبارشية) وبالتالي معرفة خصائص الشعب الإجتماعية وإحتياجاته الروحية بغرض إفتقاده ورعايته رعاية روحية أفضل.
ما هدف هذا النظام؟
– مساعدة الأب الأسقف (علي مستوي الإيبارشية) والأب الكاهن (علي مستوي الكنيسة) علي معرفة كل أعضاء الكنيسة “خِرَافِي تَسْمَعُ صَوْتِي، وَأَنَا أَعْرِفُهَا فَتَتْبَعُنِي.” (يو 10: 27) من أجل الإفتقاد والرعاية والخدمة.
– مساعدة الأب الراعي والخدام مقدار ما تحتويه كنائس الإيبارشية من موارد بشرية والوزنات التي منحها الله لها من أجل دعوتها لإستثمار طاقتها في الخدمة، وإدماجها في الحياة الكنسية ودعوتها للخدمة بفاعلية (كل شعب الكنيسة خادم).
– مساعدة الرعاة والخدام علي تصميم البرامج التي تلبي الإحتياجات الخاصة لمجموعات عمرية أو فئات نوعية تحتاج لرعاية كنسية خاصة، مثل: الأسر حديثة الزواج – أو الأسر التي تعولها الزوجة (المرأة المعيلة) – أو ذوي الإحتياجات الخاصة (من ذوي الهمم) – أو الأسر الفقيرة أو المستترة (التي لا تستطيع السؤال) – أو المرضي بأمراض مزمنة – أو الشباب الذي يعاني من مشاكل خاصة (كالإدمان) إلخ – بغرض تصميم برامج رعاية روحية وإجتماعية وتنموية خاصة. بالرعاية وبإدماجه في الخدمات الكنسية.
– إستخدام قاعدة البينات من أجل الوصول للشعب والتواصل معه لرعايته روحياً عند حودث أزمات (مثل توقف الأنشطة الكنسية بسبب أزمة وباء كورونا).
العناصر الأساسية لنظام العضوية الكنسية
يشمل النظام ثلاث وظائف أساسية:
– حصر الأفراد والأسر
– تحديد وتحليل البيانات
– إستخدام المعلومات في تطوير برامج الرعاية والخدمة
المكونات الأساسية لنظام العضوية الكنسية:
1. المورد البشرى المسؤول عن خدمة العضوية الكنيسة من جمع بيانات وحصر معلومات.
2. المورد التقنى المسؤول عن حفظ المعلومات المجمعة وتصنيفها للاستفادة القصوى منها.
3. المورد المادى المسؤول عن توفير الادوات اللازمة لجمع وحصر وتفعيل خدمة العضوية الكنسية (سيرفر، انترنت، برامج وتطبيقات مدفوعة ،…….).
تطبيق نظام العضوية الكنسية يقوم على مرحلتين:
مرحلة أساسية و فيها يتم تطوير خدمة العضوية الكنسية /الايبارشية وفقا لوسائل التكنولوجيا وتحديث الإستخدامات لتشمل خدمات التتبع والتنبيه و الصلاحيات ما بين الخدام و الآباء الكهنة.
مرحلة متقدمة و فيها يتم تطوير المرحلة الاساسية لتشمل الكرازة كوحدة واحدة
تفاصيل المراحل:
1. مرحلة أساسية
وضع استبيان دقيق لحصر وجمع البيانات لكل الاسر والافراد
2. مرحلة أساسية
طلب ملئ الاستبيان من كل افراد الشعب بالوسائل المختلفة من خلال استثمار كافة الوسائل المتاحة سواء البيانات الموجودة بخدمات حجز القداسات او خدمات الافتقاد و تحديثها من خلال كافة الوسائل من موقع الكنيسة على الانترنت او من خلال تطبيق على الموبايل او من خلال استمارة مطبوعة.
3. مرحلة أساسية
عمل برنامج للعضوية الكنسية وفقا لاحتياجات حجم الايبارشية او الكنيسة او المنطقة المستهدف بها حصر العضوية. مع توفير الامكانيات المادية المتاحة لتنفيذ المشروع . كذيك الامكانيات البشرية المتاحة حاليا فى الخدمة و الطبيعه الديمغرافية لشعب الكنيسة.
4. مرحلة أساسية
تخصيص نظام فعال لادخال البيانات وتحديثها بشكل مستمر على برنامج العضوية الكنسية واصدار التوصيات والتقارير.
5. مرحلة متقدمة
تطوير المرحلة الأساسية حتى تشمل كل كنائس الايبارشية.
6. مرحلة متقدمة
تطوير المرحلة الأساسية حتى تشمل كل كنائس الكرازة (داخل مصر والمهجر)
المجموعة (ج) نظام مقترح لإدارة منظومة التواصل الفعال داخل الايبارشية
(التواصل الفعال واستخدام تكنولوجيا المعلومات والتواصل الرقمي في الخدمة)
مقرري الجلسة: م. فادى رمزى - د. مجدى نسيم - د. مرفت نسيم - د. منال مكرم
ما المقصود بنظام “التواصل الفعال”؟
هو تصور مقترح لعناصر التواصل الفعال بين كل الأطراف الفاعلة داخل الإيبارشية، وكذلك الإستخدام الأمثل والآمن لتكنولوجيا المعلومات والتواصل الرقمي في الخدمة.
ما هدف هذا النظام؟
مساعدة الأب الأسقف علي التواصل الفعال بإستخدام التواصل الرقمي داخل الإيبارشية لتنظيم العمل وتحقيق التفاهم والتعاون والتنسيق والمشاركة بين كل الأطراف داخل الإيبارشية والمساعدة في سرعة إتخاذ القرارات السليمة.
ما معني “التواصل الفعال”؟
يعد التواصل من أهم الوسائل التي تتبعها الإدارة الناجحة لتسيير جميع أعمالها داخل أي مؤسسة؛ فالاتصال التنظيمي ضمناً هو مجموع العمليات الاتصالية والإدارية التي تنظم العمل وتخلق جواً من التفاهم والتعاون والتنسيق؛ وهذا المعني ينطبق تماماً علي الكنائس المختلفة داخل الايبارشية الواحدة.
فالاتصالات تمثل العصب الرئيس لنقل البيانات والمعلومات ونشر المعرفة ؛ وبالتالي إتاحة استخدامها في عملية صنع القرارات الرشيدة والسليمة ومن ثم تحقيق مبادئ الشفافية والتوافق والمشاركة، أي تساعد علي تحقيق الإدارة الرشيدة.
إن الخطوة الأولى في سبيل تحقيق اتصال داخلي رائع وفعال في أية مؤسسة ناجحة هي أن يكون لديها ثقافة تميزها وتُعرَف بها، يؤمن بها جميع العاملين فيها. كما تعمل هذه الثقافة على قيادة شئون وأحوال المؤسسة في جميع أعمالها وعملياتها ، بما في ذلك الطريقة التي يتم فيها التواصل الداخلي ونقل المعلومات بين مختلف المستويات الوظيفية والأقسام.
لهذا السبب نعتبر أن الخطوة الأولى لضمان حدوث التواصل الداخلي بفاعلية -داخل الايبارشية الواحدة وأيضا الكنائس المختلفة داخل الايبارشية – هو بناء ثقافة راسخة وقوية، متناغمة، متلائمة، ومحددة بوضوح، يعرفها جميع الأعضاء في الكنائس المختلفة داخل الايبارشية، ويطبقها الجميع.
ما المقصود “بمنظومة التواصل الداخلي الفعال في الإيبارشية”؟
هو مجموع العمليات الاتصالية التي :
– تنظم العمل في الايبارشية وفي الكنائس المختلفة داخل الايبارشية.
– تنقل البيانات والمعلومات وتنشر المعرفة.
– تساعد في عملية صنع القرارات الرشيدة والسليمة.
– تخلق جواً من التفاهم والتعاون والتنسيق.
ما هي أهداف “منظومة التواصل الداخلي الفعال في الإيبارشية”؟
الهدف الرئيسي هو أن يكون كل عضو في الكنائس المختلفة داخل الايبارشية له نفس الرؤية، مؤمن بالرسالة ، يحمل نفس القيم ،لديه نفس الأهداف ، له دور في خطة العمل ،يفهم القوانين والقواعد و مندمج في ثقافة الكنيسة والايبارشية التي ينتمي اليها .
وبالتالي يساهم هذا في:
– زيادة الوعي / المعرفة
– بناء الثقة و شفافية المعلومات
– تنسيق العمل بين الخدمات
– التنسيق لحل المشكلات واتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب
– توفير المعلومات والبيانات اللازمة للخدمات المتنوعة
– تغيير المواقف / السلوكيات
– تعزيز العمل الجماعي
– حوار لخلق بيئة مواتية للتغيير، على سبيل المثال مشكلة تحليل وحل المشكلات وطلب المعلومات اللازمة لذلك.
ما هي مستويات التواصل الفعال؟
لابد أن يكون هذا التواصل على ثلاث مستويات:
نازل:
– من الأب الأسقف الى مجمع الآباء الكهنة (القرارات في التدبير الروحي والرعوي)
– من الأب الأسقف الى مجلس الايبارشية (القرارات في التدبير الاداري)
– من مجمع الآباء الكهنة ومن مجلس الايبارشية الى خدام الكنائس وأعضاءها وأيضا مجالس الكنيسة (لشرح القرارات وتوزيع المهام وحل المشاكل وأيضا متابعة التنفيذ).
صاعد:
– من خدام الكنائس وأعضاءها وأيضا مجالس الكنيسة الى مجمع الآباء الكهنة ومجلس الايبارشية (نتائج استطلاعات الرأي والاقتراحات المختلفة والتغذية العكسية)
– من مجمع الآباء الكهنة ومجلس الايبارشية الى الأب الأسقف (تقارير وتغذية عكسية).
أفقي:
– بين الايبارشيات المختلفة (لتبادل الخبرات الناجحة في كل المجالات).
– بين الآباء في الكنائس المختلفة وبين الأعضاء في مجلس الايبارشية (لتبادل الخبرات الناجحة في كل المجالات).
– بين أعضاء وخدام ومجلس كل كنيسة في الايبارشية (ورش عمل واستطلاعات رأي).
ما هي وسائل التواصل الفعال؟
الوسائل الشفهية:
وهي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به شفاهة عن طريق الكلمة المنطوقة لا المكتوبة مثل (المقابلات الشخصية ، والمكالمات الهاتفية ، والندوات والاجتماعات، المؤتمرات) ، ويعتبر هذا الأسلوب أقصر الطرق لتبادل المعلومات والأفكار وأكثرها سهوله ويسراً وصراحة. ولكن عيبها أنها تفتقر الي التوثيق، وخاصة لو إرتبط الأمر بقرار.
الوسائل الكتابية:
وهي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به عن طريق الكلمة المكتوبة مثل (الأنظمة والمنشورات والتقارير والتعاميم والمذكرات والمقترحات والشكاوى …ألخ) ، ويعتبر هذا الأسلوب هو المعمول به في أغلب المؤسسات وتتم عن طريق (البريد الالكتروني، الفاكس، البريد الرسمي ، البريد اليدوي، شبكة الكمبيوتر، شبكة الانترنت ) .
وتتميز الوسائل الكتابية بمزايا أهمها إمكانية الاحتفاظ بها والرجوع لها عند الحاجة وحماية المعلومات من التحريف وقلة التكلفة.
أما أهم عيوبها فهي : البطء في إيصال المعلومات، احتمال الفهم الخاطئ لها خصوصاً عندما يكون للكلمة أكثر من معنى.
كيف تستخدم الإيبارشية تكنولوجيا المعلومات والتواصل الرقمي في الخدمة والتنمية؟
ما هي تحديات إستخدام تكنولوجيا المعلومات و التواصل الرقمي في الكنيسة؟
التحديات الحالية:
مع تطور التكنولوجيا والتواصل الرقمي بشكل سريع جدا وايضا زيادة سرعة هذا التطور والاستخدامات المتعددة في عصر الكورونا. لذلك تواجه المؤسسة الكنسية التحديات الاتية:
– ضعف نظم البيانات وعدم وجود نظام موحد بين الايبارشيات عن الشعب والخدمة.
عدم الاستفادة من الخبرات التقنية بين الايبارشيات في المنصات الرقمية وتطبيقات الموبايل وعدم وجود قاعدة بيانات لهذه المنصات والتطبيقات في الخدمة وبالتالي تكرار المجهودات واهدار الموارد.
– غياب الفرصة لخلق جيل من الشباب المبتكر والمبدع في استخدام التكنولوجيا في تنمية مهاراتهم وخلق مستقبل افضل لهم و لتنمية الكنيسة.
– التحديات التي فرضتها السوشيال ميديا وضعف الوعي بكيفية استخدامها بشكل امثل في التواصل الرقمي داخل وخارج الكنيسة وايضا استيعاب مخاطرها والحد منها،
– عدم وجود هوية واضحة لكل المواقع والتطبيقات للكنيسة علي شبكة الانترنت وبالتالي اضاعة الفرصة لتاثير اكبر في العمل الرعوي والكرازي.
– عدم وجود رؤية شاملة مركزية وممنهجة لتواجد الكنيسة علي الانترنت علي مختلف القنوات واشكال المحتوي.
الحلول المقترحة:
علي مستوي الكنيسة الام:
– بناء نظام موحد لجمع وتحليل بيانات الشعب والخدمة وبناء دليل استرشادي للايبارشيات لتوضيح كيفية اختيار النظم المتوافقة معه للتكامل والربط ما بين كل الايبارشيات.
– بناء قاعدة بيانات عن كل المواقع علي الانترنت و تطبيقات الموبايل المستخدمة في الخدمة في مختلف الايبارشيات.
– اتاحة المنظومة المطلوبة لبناء المواقع والتطبيقات علي الموبايل مثل hosting, domains, tools
– بناء منظومة كنسية كاملة لتدريب ودعم الشباب في مجال الابتكار واستخدام التكنولوجيا في الخدمة ودعم الايبارشيات لتطبيق وتعميم هذه المنظومة والبرامج واقامة المسابقات والفعاليات المطلوبة
– بناء منظومة كنسية كاملة لتدريب ودعم الشباب في مجال صناعة المحتوي الرقمي واستخدام شبكات التواصل الاجتماعي في الخدمة ودعم الايبارشيات لتطبيق وتعميم هذه المنظومة والبرامج واقامة المسابقات والفعاليات المطلوبة.
– دراسة و بناء دليل استرشادي مفصل للهوية الكنسية علي الانترنت وتعميمه في مختلف الايبراشيات ودعمهم وتشجيعهم علي استخدامه
– دراسة ووضع رؤية شاملة وتفصيلية لمختلف منتجات الكنيسة الرقمية (الموقع الالكتروني، القنوات الرسمية علي يوتيوب، تطبيقات الموبايل، الخ) والتكامل فيما بينهم لترسيخ هوية الكنيسة علي الانترنت وتعظيم الاستفادة من الخدمات والمحتوي المقدم لكل الكيان الكنسي.
علي مستوي الايباراشيات:
– اتاحة نظام موحد لجمع وتحليل بيانات الشعب و الخدمة في كل كناىس الايبارشية بشرط ان يتوافر في هذا النظام معايير واضحة تسهل امكانية التكامل مع نظم اخري، في ايبارشيات اخري.
– بناء قاعدة بيانات عن كل المواقع علي الانترنت وتطبيقات الموبايل المستخدمة في الخدمة في كل كناىس الايبارشية و تشجيع كنائس وخدام الايبارشية للمشاركه في قاعدة بيانات المواقع علي الانترنت و تطبيقات الموبايل المستخدمة الخدمة في كل كناىس الايبارشية.
– تطبيق برنامج تدريبي تنموي موحد علي مستوي الايبارشية لتدريب الشباب علي لغات و اساليب البرمجة الحديثة و دعمهم و تشجيعهم عن طريق اقامة مسابقات تطوير البرمجيات.
– تطبيق برنامج تدريبي تنموي موحد علي مستوي الايبارشية لتدريب الشباب على آليات التواصل الرقمي واستخدامات السوشيال ميديا في الخدمة ودعمهم وتشجيعهم عن طريق اقامة مسابقات صناعة محتوي رقمي عالي الجودة.
المجموعة (د) نظام رقمى موحد مقترح لتخطيط وإدارة الموارد والمتابعة بالإيبارشيات والأديرة والكنائس وتحديث أساليب إدارة الموارد المالية
Enterprise Resource Planning (ERP)
مقرري الجلسة: أ. أسامة بشرى - أ. ميراى إبراهيم - أ. ماريان باخوم
ما المقصود بهذا النظام؟
وجود نظام رقمى موحد لإدارة وتخطيط الموارد المالية بالمؤسسة الكنسية بشكل منظم يُستخدم لتخطيط وتنظيم ومتابعة العمل لكافة خدمات ومشروعات الإيبارشية والكنائس التابعة لها.
ما هدف هذا النظام ؟
– مساعدة الإيبارشية بقيادة الأب الأسقف علي الإعداد والتخطيط لكافة المشروعات التى تقوم بها الإيبارشية والكنائس، سواء كانت مشروعات إنشاءات جديدة أو توسعات وتجديدات فى منشآت كنسية قائمه – أو مشروعات خدمية أو إجتماعية لخدمة شعب الإيبارشية أو الكنيسة؛
– تحقيق أقصى كفاءة وفاعلية ممكنة بإستغلال الموارد المتاحة فى الفترة الزمنية المحددة ،وبما يضمن الإستدامة فى حالة المشروعات الإجتماعية الخدمية؛
– تنظيم كافة العمليات التى تتم أثناء العمل فى المشروعات من وضع ضوابط و دورات مستندية لتنظيم سير العمل بها؛
– إعداد تقارير دورية للعرض على المسئولين عن تلك المشروعات ليتم مقارنتها مع ما كان مخططا لتعظيم الإستفاد’ منها أو لتصحيح مسارها.
ما هي المكونات الأساسية لهذا النظام ؟
توفر موارد بشرية:
– ضرورة تواجد فريق عمل سواء من الخدام المتطوعين أو الموظفين تتوافر لديهم المؤهلات الإدارية و المحاسبية التى تمكنهم من القيام بالمهام الموكولة إليهم بعد تدريبهم على النظم والتطبيقات الرقمية اللازمة لذلك.
– ضرورة تواجد فريق لخدمة ودعم العمل بالتطبيقات الإلكترونية على الحاسب الآلى و الإتصال بشبكة الإنترنت و المساعدة على العمل على قواعد البيانات السحابية (متخصصى تكنولوجيا المعلومات).
– ضرورة وضع هيكل تنظيمى لفريق العمل يمكنه من أداء وظيفته من خلال مسئوليات وصلاحيات محددة.
توفر موارد مادية:
– ضرورة العمل من خلال أنظمة حديثة مميكنة تواكب التطور الحديث من أجل سرعة تغذية البيانات وإستخراج المعلومات وإمكانية عرض التقارير بصفه دوريه سهلة وسريعة وذلك من خلال تطبيق نظام رقمى موحد لإدارة و تخطيط الموارد مميكن بكل إيبارشية.
– ضرورة توفير كافة المعلومات والخطط الحالية والمستقبلية لفريق إدارة الموارد المالية حتى يتمكن من أخذها فى الحسبان عند التخطيط أو إعداد الموازنات التقديرية للمشروعات والخدمات الكنسية.
– ضرورة توفير جزء من الموازنة العامة للمؤسسة الكنسية لخدمة هذه المتطلبات والذى قد يكون فى شكل مرتبات للموظفين بها أو قيمة مشتريات لأجهزة حاسب آلى أو برامج و تطبيقات خاصة أو إشتراكات دورية للإتصال بشبكة الإنترنت لتسهيل تداول المعلومات.
كيف يمكن تطبيق هذا النظام (علي مراحل)؟
المرحلة الأولي (Basic): مستوى أساسى (أفقى) لكل كنيسة على حدة:
أن يتم التكامل بين كل الإدارات في كل كنيسة على حده، مثل إدارة الأصول الثابتة – إدارة المشروعات – إدارة الموارد البشرية – إدارة الموارد المالية ليتم إستخراج تقارير مالية تتضمن نتيجة كافة الأنشطة والخدمات فى نهاية كل فتره مالية.
المرحلة الثانية (Advanced): مستوى متقدم (رأسى) يضم أنشطة كل الكنائس التابعة للإيبارشية:
أن يتم التكامل بين الإيبارشية وكافة الكنائس التابعة لها بحيث أن يطبق نظام رقمى موحد مميكن تتبعه كافة الإدارات الماليه بالكنائس والذى يصب فى النهاية بشكل تجميعى مدمج فى تقارير مالية موحده ترفع للأب الأسقف ليطلع عليها للتعرف على المركز المالى العام للإيبارشية أو المركز المالى لكنيسة معينة، وذلك من خلال تطبيقات مالية محاسبية تستند إلى الويب web-based مع الحفاظ الكامل على سرية البيانات والمعلومات بها وإمكانية التحكم فى تحديد كامل للسلطات والصلاحيات لمن من حقه الإطلاع عليها.
وفى كلتا المرحلتين يجب إتباع المعايير التى يتم على أساسها إختيار التطبيق الأمثل لكل إيبارشية:
– أن يكون النظام الذى يتم إختياره ملائما للعمليات التى تقوم بها الإيبارشية وكنائسها (تجارى – خدمى – تصنيعى).
– أن يعمل النظام على تبسيط الإجراءات وتجنب شراء أنظمة معقدة وغير متعارف عليها.
– أن يكون النظام فى حدود الإمكانيات المادية المتاحة (سواء أثناء الشراء أو التشغيل).
– أن يؤخذ فى الإعتبار كافة النفقات المترتبة على إختيار نظام معين مثل تكاليف الأجهزة والشبكات والتطبيقات المختلفة.
– أن يتوافر لدى الإيبارشية عدد من المتخصصين لتطبيق وتشغيل النظام واتاحة الدعم بصفة مستمرة.
– أن يتوافق المسئولين عن الخدمات والمشروعات المعنية بإستخدام النظام في اختياره ، حتي يتحملوا المسؤولية الخاصة بإنجاح المشروع.
ويهدف إستخدام تلك الأنظمة إلى المميزات الآتية:
– تخفيض تكلفة إقامة المشروعات المتشابهه فى نفس الإيبارشيه.
– إمكانية الإستغلال الأمثل للأصول والموارد التى قد تكون معطله فى مؤسسه كنسيه بأخرى تحتاجها.
– تجنب تكرار إقامة بعض المشروعات المتشابهه فى نفس المنطقه الجغرافيه.
– الحصول على أسعار منافسه عند شراء السلع أو الخدمات المتشابهه لعدة كنائس فى نفس الإيبارشية.
– سرعة إستخراج المعلومات والتقارير المالية لكافة المشروعات التى تديرها المؤسسة الكنسية.
– إمكانية حصول الأب الأسقف (المطران) على مركز مالى مجمع للإيبارشية مصحوباً بأرقام تحليلية لكافة بنوده.
المجموعة (هـ) نظام مقترح لإدارة موارد التراث القبطي
مقرري الجلسة: د. م. شريف مرجان - م. فيرا جورج
منظومة إدارة موارد التراث القبطي تشمل ثلاث عناصر أساسية:
